Datenschutzerklärung

Hier erfahren Sie, wie Saple personenbezogene Daten auf der Website und in der Webanwendung verarbeitet. Das Inhaltsverzeichnis führt direkt zum jeweiligen Thema.

Stand: 6. November 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website saple.de, der Webanwendung unter app.saple.de, der mit Saple erzeugten personalisierten Landingpages und des Vertriebsportals unter portal.saple.de, unserer Produktdemos und der übrigen Funktionen von Saple. Saple richtet sich ausschließlich an Unternehmen (B2B).

1. Verantwortlicher

Saple UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer: Arne Kabelitz und Phillip Obernier
Telefon: +49 174 2511355
E-Mail: support@saple.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an support@saple.de.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Diese Erklärung unterscheidet unsere eigene Verantwortung für den Betrieb, Kontoverwaltung, Abrechnung und allgemeine Kommunikation von der Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden. In eigener Verantwortung verarbeiten wir Daten für die nachfolgend einzeln beschriebenen Zwecke; ein Zweckwechsel wird vor seiner Durchführung geprüft und erforderlichenfalls gesondert erläutert. Die Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine Einwilligung in sämtliche Verarbeitungen.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit der betroffenen Person bzw. vorvertragliche Maßnahmen auf ihre Anfrage), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (insbesondere steuer-, handels- und datenschutzrechtliche Pflichten) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (im jeweiligen Abschnitt erläuterte berechtigte Interessen). Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie zweckbezogen und widerruflich nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, stützen wir uns zusätzlich auf eine Voraussetzung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO, die im jeweiligen Abschnitt genannt ist. Eine vertragliche Vereinbarung mit einem Unternehmen ist nicht automatisch eine Rechtsgrundlage für sämtliche Daten seiner Beschäftigten oder seiner Leads.

Bei Ansprechpartnern, Beschäftigten oder sonstigen Nutzern eines Unternehmenskunden, die nicht selbst Vertragspartei sind, erfolgt die Verarbeitung von Kontakt- und Nutzungsdaten regelmäßig auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (insbesondere Lead-Daten, siehe Abschnitt 12), ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag (saple.de/avv), der Bestandteil unserer AGB ist.

3. Hosting der Website und der Anwendung

Website saple.de. Unsere Website wird über den Dienst Cloudflare Pages der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert. Dabei verarbeitet Cloudflare die IP-Adresse und technische Verbindungsdaten der Besucher, um die Seiten auszuliefern und den Dienst gegen Angriffe zu schützen. Zu diesem Schutz kann Cloudflare in die ausgelieferten Seiten ein Sicherheitsskript einfügen, das technische Merkmale des Browsers prüft, um automatisierte Zugriffe zu erkennen; es dient nicht der Analyse oder Werbung. Soweit dieses Sicherheitsskript dafür Merkmale Ihres Browsers ausliest, ist dies für die von Ihnen aufgerufene, gegen Angriffe geschützte Bereitstellung der Website unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). E-Mail-Adressen in unseren Seiten liefert Cloudflare in verschleierter Form aus, damit sie nicht automatisiert ausgelesen werden; ein von Cloudflare eingefügtes Skript macht sie in Ihrem Browser wieder lesbar. Außerdem sendet Cloudflare mit den Seiten eine Anweisung zur Meldung von Netzwerkfehlern (Network Error Logging). Ihr Browser speichert diese Anweisung bis zu sieben Tage und meldet Cloudflare in dieser Zeit Fehler beim Abruf unserer Seiten, etwa abgebrochene Verbindungen, mit Seitenadresse, Zeitpunkt, Fehlerart und technischen Verbindungsdaten; erfolgreiche Abrufe meldet er nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und leistungsfähigen Bereitstellung der Website. Cloudflare verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung kann in den USA erfolgen; für Übermittlungen in die USA gilt Abschnitt 14.

Öffentlich zugängliche Vorschau- und Präsentationsangebote, insbesondere die Vorschau unserer neuen Website und der Signatur-Generator, werden teilweise über die Netlify, Inc., 101 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA, ausgeliefert. Dies gilt auch für noch über Netlify erreichbare Präsentationsseiten unter unseren Subdomains. Beim Aufruf dieser Angebote erhält Netlify die technischen Verbindungsdaten des Besuchers einschließlich der IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung dieser Angebote. Netlify verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung kann in den USA erfolgen; für Übermittlungen in die USA gilt Abschnitt 14.

Webanwendung, Datenbank und Dateien. Die Webanwendung unter app.saple.de, die PostgreSQL-Datenbank, der Dateispeicher, die Verarbeitung von Videos und Websites, die Sicherungskopien sowie unser Mailserver für ausgehende E-Mails laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, an Standorten innerhalb der Europäischen Union. Dabei können insbesondere IP-Adressen, technische Verbindungsdaten, Konto- und Vertragsdaten, Anwendungsdaten, hochgeladene Dateien, Video- und Audiodaten sowie, soweit vom Kunden in Saple verarbeitet, Lead- und Kontaktdaten gespeichert oder verarbeitet werden. Hetzner ist für diese Leistungen unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

4. Server-Logfiles und IT-Sicherheit

Beim Aufruf unserer Website und Anwendung verarbeiten unsere Systeme technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie sicherheitsrelevante Ereignisse gehören. Zur Missbrauchsabwehr (etwa zur Begrenzung wiederholter Anmeldeversuche) verarbeiten wir IP-Adressen kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Bei Anmeldeversuchen, Early-Access-Anfragen und Anfragen zur Passwortzurücksetzung verwenden wir außerdem die angegebene E-Mail-Adresse zur Begrenzung wiederholter Anfragen. Die Ratenbegrenzer speichern hierfür aus IP-Adresse, E-Mail-Adresse oder Kontokennung gebildete HMAC-Prüfwerte mit einem zufälligen Prozessschlüssel im Arbeitsspeicher. Die Rohwerte werden beim Eingang und für die Berechnung verarbeitet; die Prüfwerte sind nicht als anonyme Daten zu verstehen. Die Begrenzungsfenster betragen je nach Vorgang bis zu 24 Stunden; abgelaufene Einträge werden spätestens beim nächsten Bereinigungslauf nach zehn Minuten entfernt, und mit einem Neustart des Servers entfallen alle Einträge.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb, in der Fehleranalyse sowie in der Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch.

Das Systemjournal unserer Anwendungsserver wird für höchstens 30 Tage aufbewahrt. Rotierende Betriebs-, Sicherheits-, Mail- und Datenbankprotokolle werden für höchstens vier Wochen aufbewahrt. Ein allgemeines Zugriffsprotokoll des vorgeschalteten Webservers ist derzeit nicht aktiviert. Diese Fristen betreffen unsere Server; für Daten bei Infrastruktur-Anbietern gelten zusätzlich die Angaben zu den jeweiligen Diensten. Soweit konkrete Sicherheitsvorfälle untersucht oder Beweise gesichert werden müssen, können betroffene Logdaten bis zum Abschluss der erforderlichen Prüfung und gegebenenfalls darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Ansprüche aufbewahrt werden.

5. Cookies, Local Storage und Reichweitenmessung

Wir setzen auf saple.de und in der Webanwendung keine Marketing- oder Werbe-Cookies und keine Tracking-Pixel ein. Es werden insbesondere kein Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Werbe-Tracking-Dienste verwendet. Unsere Website lädt keine Skripte, Schriften oder sonstigen Inhalte von Drittanbietern; ausgenommen sind allein die von Cloudflare eingefügten Skripte zur Absicherung und zur Darstellung verschleierter E-Mail-Adressen (Abschnitt 3) und, nur nach Ihrer Einwilligung, das Messskript von Matomo (saple.matomo.cloud).

Reichweitenmessung mit Matomo, nur mit Einwilligung. Wir nutzen auf saple.de den Webanalysedienst Matomo Cloud der InnoCraft Ltd, 7 Waterloo Quay PO625, 6140 Wellington, Neuseeland. Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einer Leiste am unteren Bildschirmrand, ob Sie der Messung zustimmen. Erst wenn Sie „Zustimmen“ wählen, lädt Ihr Browser das Messskript von saple.matomo.cloud; wählen Sie „Ablehnen“ oder treffen Sie keine Wahl, findet keine Messung statt. Ihre Wahl können Sie jederzeit über den Link „Datenschutzeinstellungen“ am Fuß jeder Seite ändern, auf der wir messen.

Nach Ihrer Zustimmung übermittelt das Script an Matomo:

• die aufgerufene Seite und ihren Titel sowie die Seite, von der Sie kommen (Referrer), einschließlich Kampagnenangaben in der Adresse (etwa utm_source),
• Zeitpunkt und Verweildauer,
• Klicks auf Links zu anderen Websites, auf Schaltflächen „Early Access anfragen“ und auf E-Mail-Links,
• ob Sie das Early-Access-Formular oder das Kontaktformular begonnen und abgeschickt haben und ob das Absenden gelungen ist, nicht aber, was Sie eingetragen oder ausgewählt haben.

Technisch bedingt erhält Matomo dabei Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und die eingestellte Sprache. Wir haben das Script so eingestellt, dass es keine Cookies setzt, nichts im Speicher Ihres Browsers ablegt und keine weiteren Merkmale Ihres Browsers oder Geräts abfragt, etwa Bildschirmauflösung, Plugins, Ortszeit oder Ladezeiten. In den Einstellungen unseres Matomo-Kontos ist festgelegt, dass die IP-Adresse vor der Speicherung gekürzt wird; aus der gekürzten Adresse leitet Matomo das ungefähre Herkunftsland und die Region ab. Um die Seitenaufrufe eines Besuchs zusammenzufassen, bildet Matomo auf dem Server einen Hashwert aus gekürzter IP-Adresse, Browserkennung und Sprache, der nur für saple.de und höchstens einen Tag gilt. Wir bilden keine Profile über mehrere Besuche oder Websites hinweg.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); soweit dabei Informationen in Ihrem Endgerät gespeichert oder aus ihm ausgelesen werden, erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Zweck ist zu verstehen, wie Besucher unsere Website finden und nutzen und welche Inhalte und Kanäle zu Early-Access-Anfragen führen, um die Website zu verbessern. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie unter „Datenschutzeinstellungen“ „Ablehnen“ wählen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Messung bleibt unberührt. Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, fragen wir nicht und messen nicht.

Ihre Wahl (Zustimmung oder Ablehnung) und den Zeitpunkt speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit wir Sie nicht bei jedem Seitenaufruf erneut fragen. Diese Angabe verlässt Ihr Gerät nicht. Wir fragen nach zwölf Monaten erneut; Sie können sie jederzeit löschen, indem Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen. Die Speicherung ist erforderlich, um Ihre Entscheidung zu beachten (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

InnoCraft verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage seiner Auftragsverarbeitungsbedingungen nach Art. 28 DSGVO. Gespeichert werden sie nach Angaben von InnoCraft in Rechenzentren der Amazon Web Services EMEA SARL in Frankfurt am Main, Sicherungskopien in Dublin. Soweit InnoCraft aus Neuseeland auf die Daten zugreift, etwa für Wartung und Support, ist dies durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für Neuseeland gedeckt. Die Rohdaten einzelner Besuche löschen wir nach 180 Tagen; danach bleiben nur zusammengefasste Auswertungen ohne Personenbezug.

Personalisierte Video-Seiten. Davon zu unterscheiden sind die personalisierten Landingpages (Video-Seiten), die unsere Kunden mit Saple für einzelne Empfänger erzeugen. Dort setzen wir keine Cookies, keine Tracking-Pixel und kein Messskript ein. Unser Kunde kann auf diesen Seiten eine serverseitige Erfolgsmessung nutzen, die wir in seinem Auftrag durchführen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 12 unter „Erfolgsmessung personalisierter Video-Seiten“.

Webanwendung (app.saple.de, portal.saple.de). Die Webanwendung setzt nach der Anmeldung ein Sitzungs-Cookie („__Host-saple_session“; bei älteren Sitzungen während der Umstellung „saple_session“), das Sie bis zu 30 Tage angemeldet hält und bei der Abmeldung gelöscht wird. Es ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Außerdem merkt sich die Anwendung im lokalen Speicher Ihres Browsers Einstellungen, die Sie selbst vornehmen: ob die Seitenleiste eingeklappt ist, ob das Kamerabild gespiegelt angezeigt wird, und ob Sie die Einführung bereits gesehen haben. Diese Angaben bleiben auf Ihrem Gerät, werden nicht an uns übermittelt und dienen allein dazu, Ihre eigene Einstellung beizubehalten (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit löschen, indem Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen; die Anwendung funktioniert dann mit den Grundeinstellungen.

Für die Vorschau im Editor wird außerdem die ausgewählte Lead-Kennung je Kampagne im Sitzungsspeicher des Browsers hinterlegt. Diese Auswahl dient dazu, die von Ihnen gewählte Vorschau innerhalb der Browser-Sitzung beizubehalten (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Missbrauchsschutz bei der Registrierung (Cloudflare Turnstile), soweit aktiviert. Ist diese Prüfung aktiviert, lädt das Registrierungsformular der Webanwendung eine Sicherheitsprüfung von Cloudflare (challenges.cloudflare.com). Dabei werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie ein Prüfergebnis verarbeitet; unser Server übermittelt den Prüf-Token und die IP-Adresse an Cloudflare zur Validierung. Zweck ist die Abwehr automatisierter missbräuchlicher Registrierungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Zugriffe auf das Endgerät für diesen Schutz des ausdrücklich angeforderten Dienstes unbedingt erforderlich sind, stützen sie sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Cloudflare verarbeitet die Signale zur Bereitstellung der Sicherheitsprüfung in unserem Auftrag und zur Verbesserung seiner Bot-Erkennung in eigener Verantwortlichkeit. Einzelheiten und Kontaktmöglichkeiten nennt Cloudflare in seiner Datenschutzinformation zu Turnstile (cloudflare.com/turnstile-privacy-policy). Für Übermittlungen in die USA gilt Abschnitt 14. Auf saple.de wird Turnstile nicht geladen.

Sollten künftig weitere, nicht erforderliche Technologien eingesetzt werden, holen wir, soweit gesetzlich erforderlich, vor deren Einsatz eine Einwilligung ein und passen diese Datenschutzerklärung vorher an.

6. Registrierung, Benutzerkonto und Nutzung der Anwendung

Bei Registrierung und Nutzung von Saple verarbeiten wir die Daten, die zur Einrichtung, Verwaltung und Absicherung eines Benutzerkontos sowie zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert), Tarif- und Vertragsstatus, Nutzungs- und Kontingentinformationen sowie technische Sicherheitsdaten.

Bei der Registrierung bestätigen Sie, Saple als Unternehmen zu nutzen, und akzeptieren unsere AGB einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags. Zeitpunkt und Fassung dieser Bestätigung sowie späterer ausdrücklicher Zustimmungen speichern wir getrennt als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.

Soweit der Nutzer selbst Vertragspartei ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Nutzern, die für einen Unternehmenskunden handeln, erfolgt sie regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sicherheitsbezogene Verarbeitungen erfolgen ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen löschen. Dabei werden das Konto, die zugehörigen Kampagnen, Lead-Daten, hochgeladenen und erzeugten Dateien, die veröffentlichten Landingpages der Kampagnen, Suchaufträge, Verbindungen zu anderen Diensten sowie ein gegebenenfalls angelegtes Stimmmodell (Abschnitt 11) gelöscht; ein laufendes Abonnement endet mit der Löschung. Gehören weitere Personen zum Konto (Team-Zugang), werden deren Zugänge und Stimmmodelle mitgelöscht. Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen (etwa Rechnungen), bleiben davon unberührt. Die Löschung im Produktivsystem erfolgt unmittelbar. Kann ein Teil davon nicht sofort abgeschlossen werden, etwa weil ein Dienstleister vorübergehend nicht erreichbar ist, bleibt das Konto bestehen, bis alle zugehörigen Daten entfernt werden konnten, und wir teilen Ihnen das mit; bereits abgeschlossene Schritte, etwa die Beendigung des Abonnements oder die Löschung eines Stimmmodells, bleiben wirksam. Sie können die Löschung dann erneut auslösen oder sich an support@saple.de wenden. Zu Sicherungskopien siehe Abschnitt 16.

Team-Zugang. In Tarifen mit Team-Zugang (derzeit Pro und Enterprise) kann der Inhaber eines Kontos weitere Personen einladen. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und senden ihr eine Einladung, die Name und E-Mail-Adresse der einladenden Person nennt. Die Einladung gilt sieben Tage. Nimmt die Person an, legen wir für sie einen eigenen Zugang mit Name, E-Mail-Adresse und Passwort-Hash an; die E-Mail-Adresse gilt dann als bestätigt, und Zeitpunkt und Fassung ihrer Bestätigung der AGB speichern wir als Nachweis. Personen im Team sehen Name und E-Mail-Adresse sowie, falls hinterlegt, das Profilbild der übrigen Personen im Team; der Inhaber kann Zugänge entfernen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse und das des Kunden liegen in der gemeinsamen Arbeit im Konto. Angenommene, zurückgenommene und abgelaufene Einladungen löschen wir 30 Tage nach Annahme bzw. Ablauf. Löscht eine eingeladene Person ihren Zugang oder entfernt der Inhaber sie, löschen wir ihren Zugang und ein gegebenenfalls angelegtes Stimmmodell; Kampagnen und Dateien gehören zum Konto und bleiben dort.

Profilbild. Ein Profilbild ist freiwillig. Es dient der Darstellung Ihres Zugangs und der Zusammenarbeit im Team; andere Personen im selben Team können es sehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst Vertragspartei sind, sonst unser berechtigtes Interesse an der von Ihnen gewählten Darstellung und Zusammenarbeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Beim Ersetzen oder Entfernen löschen wir den Bezug zu Ihrem Profil. Die Bilddatei wird ebenfalls entfernt, sofern sie nicht noch in einer Kampagne, einem Absenderprofil oder einem anderen Personenprofil verwendet wird. Für eine solche weitere Verwendung gilt der jeweilige Zweck. Fehlgeschlagene Dateibereinigungen werden zur Wiederholung vorgemerkt. Für Sicherungskopien gilt Abschnitt 16.

Produktneuigkeiten. Wir speichern je Person, welche Produktneuigkeiten bereits angezeigt oder als gesehen bestätigt wurden, sowie Zeitpunkte reservierter, angezeigter oder geschlossener Hinweise. Dies ermöglicht eine passende Anzeige und verhindert wiederholte Unterbrechungen. Es werden dafür keine fremden Websites beobachtet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in verständlicher Produktinformation und einer störungsarmen Nutzung. Die Datensätze sind dem Zugang zugeordnet und werden mit dessen Löschung entfernt.

Produktionsprotokolle. Soweit freigeschaltet, protokollieren wir Produktionsläufe, Start und Abbruch durch eine Person, Zeitpunkte, Fortschritt, Ergebnisse und Fehler je Lead. Dies dient der Ausführung und Nachvollziehbarkeit des Kundenauftrags. Leadbezogene Informationen verarbeiten wir im Auftrag des Kunden. Die Protokolle gehören zur Kampagne und werden mit ihr gelöscht; wird ein Teamzugang entfernt, wird dessen Personenverweis im Laufprotokoll entfernt.

7. Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten / Stripe

Für kostenpflichtige Leistungen verarbeiten wir Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, auch schon während einer vorgeschalteten kostenlosen Testphase, für die im Checkout eine Zahlungsmethode hinterlegt wird. Soweit Sie ein Abonnement über unseren Checkout buchen, erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Ein kostenloser Early Access auf Einladung erfordert keine Zahlungsmethode und löst keine Zahlung aus. Für individuell vereinbarte Verträge verarbeiten wir die erforderlichen Rechnungs- und Zahlungsdaten nach dem vereinbarten Abrechnungsweg; daraus folgt nicht automatisch eine Übermittlung an Stripe. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist im Rahmen der Stripe-Vertragsstruktur insbesondere Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, eingebunden; abhängig vom konkret genutzten Zahlungsdienst können weitere Stripe-Gesellschaften beteiligt sein.

Wir übermitteln an Stripe insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, eine interne Kundenkennung, den gewählten Tarif, das Abrechnungsintervall sowie Betrag und Währung. Ihre Zahlungsdaten (etwa Kartendaten) erhebt Stripe direkt bei Ihnen; sie werden nicht über unsere Server geleitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie für Betrugs- und Missbrauchsprävention, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Stripe verarbeitet Daten je nach konkreter Funktion teilweise als Auftragsverarbeiter und teilweise in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Stripe kann verbundene Unternehmen und Dienstleister auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen; für solche Übermittlungen sieht Stripe Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-U.S. Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln vor, soweit jeweils anwendbar.

Rechnungen und Buchungsbelege werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Regel acht Jahre aufbewahrt; andere handels- oder steuerrechtlich relevante Unterlagen können abweichenden gesetzlichen Fristen unterliegen.

8. Kommunikation, Support und System-E-Mails

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch, über das Kontaktformular auf unserer Website oder über die Supportfunktion der Anwendung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage. Dies betrifft insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte sowie gegebenenfalls technische Angaben, die zur Fehleranalyse erforderlich sind.

Systembezogene E-Mails, etwa zur Registrierung, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwortzurücksetzung, Einladung in ein Team, Sicherheit oder Vertragsabwicklung, erstellen wir auf einem von uns selbst betriebenen Mailserver auf unserer Infrastruktur bei Hetzner und versenden sie über den SMTP-Relay-Dienst von Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Angaben im folgenden Absatz). Google verarbeitet dabei Empfängeradresse, Inhalt und Verkehrsdaten der jeweiligen Nachricht als Auftragsverarbeiter, um sie zuzustellen.

E-Mails, die an Adressen unserer Domain gerichtet sind (etwa support@saple.de), empfangen und speichern wir ebenfalls über Google Workspace, einen Dienst der Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland. Google verarbeitet dabei Adressdaten, Inhalte und Verkehrsdaten der Nachrichten als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung kann auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen; hierfür gilt Abschnitt 14.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und im zuverlässigen Betrieb unseres Dienstes.

Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Dokumentationsinteressen oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordern.

Datenschutzanfragen und Inhaltsmeldungen

Bei Anträgen zu Datenschutzrechten oder Meldungen mutmaßlich rechtswidriger Inhalte verarbeiten wir Kontaktdaten, den Antrag bzw. die Meldung, betroffene Inhalte oder Internetadressen, Bearbeitungsschritte und die erforderliche Korrespondenz. Zweck ist die Prüfung, Entscheidung und nachvollziehbare Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir Pflichten nach der DSGVO oder dem Digital Services Act erfüllen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bearbeitung und Abwehr rechtswidriger Nutzung oder Rechtsansprüche. Informationen werden nur an zuständige Mitarbeitende, erforderliche Dienstleister, betroffene Kunden oder Behörden weitergegeben, soweit die jeweilige Aufgabe dies erfordert und rechtlich zulässig ist; die Identität einer meldenden Person wird nicht routinemäßig an den betroffenen Kunden offengelegt. Wir bewahren diese Angaben auf, solange sie für die Bearbeitung und den Nachweis der ordnungsgemäßen Bearbeitung erforderlich sind; im Übrigen gilt der Absatz zu Kommunikationsdaten oben in diesem Abschnitt.

KI-Hilfe, Produktfeedback und Benachrichtigungen

KI-Assistent. Wenn die KI-Hilfe für Ihr Konto freigeschaltet ist und Sie eine Frage absenden, werden Ihre Frage und der für die Antwort mitgesendete bisherige Gesprächsverlauf an Anthropic übermittelt (Abschnitt 13). Der Assistent erhält zusätzlich unsere allgemeine Produkt-Wissensbasis. Er hat keinen selbständigen Zugriff auf Kampagnen, Dateien oder Werkzeuge. Trotzdem können Ihre Eingaben personenbezogene Daten enthalten; geben Sie keine Passwörter, API-Schlüssel oder unnötigen Angaben zu Dritten ein. Saple speichert diesen Chat nicht als dauerhafte Gesprächshistorie in seiner Datenbank; der angezeigte Verlauf liegt im Arbeitsspeicher der Oberfläche. Wenn Sie Inhalte bewusst als Supportanfrage an das Team senden, werden sie Teil der Kommunikation nach diesem Abschnitt. Die Verarbeitung bei Anthropic ist davon unabhängig; siehe Abschnitt 13. Für die Unterstützung bei der Nutzung verarbeiten wir Ihre Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Personen, die nicht selbst Vertragspartei sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Enthält eine Anfrage Auftragsdaten des Kunden, gilt hierfür zusätzlich der AVV.

Produktfeedback. Soweit die Feedbackfunktion für Ihr Konto freigeschaltet ist, speichern wir freiwillige Fehlerberichte, Funktionswünsche und Bewertungen mit Konto- und Personenkennung, Inhalt, Zeitpunkt, Bearbeitungsstatus, Produktversion und gegebenenfalls einem Bezug zu Kampagne und Lead. Fehlerberichte und Wünsche können eine Benachrichtigung an unser Team über Google Workspace auslösen. Zweck sind die Bearbeitung Ihrer Rückmeldung und die Verbesserung des Produkts; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Bewertung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihren vertraglichen Anspruch. Wir löschen personenbezogenes Produktfeedback, sobald es für Bearbeitung und Produktverbesserung nicht mehr erforderlich ist, spätestens mit dem zugehörigen Zugang oder Konto. Mit der Löschung einer Kampagne entfällt ihr strukturierter Bezug zum Feedback; in einem Freitext genannte Angaben werden dadurch nicht automatisch entfernt.

Ergebnis-Mails und Wochenbericht. Bei freigeschalteter Funktion versenden wir Benachrichtigungen über Produktionsläufe sowie einen abwählbaren Wochenbericht an den Kontoinhaber. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Einstellungen, Versandstatus und die für die Nachricht benötigten Produktions- bzw. Auswertungsdaten. Der Wochenbericht fasst Kennzahlen des Kontos zusammen. Diese Nachrichten dienen der Nutzung der beauftragten Leistung und enthalten in dieser Funktion keine Werbung für andere Angebote. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; für enthaltene Auftragsdaten gelten die Weisungen des Kunden. Versand und Postfachverarbeitung erfolgen wie oben beschrieben über unsere Infrastruktur und Google Workspace.

Early-Access-Anfrage

Über das Formular unter saple.de/early-access können Sie einen Zugang zur Early-Access-Phase von Saple anfragen. Zweck der Verarbeitung ist die Prüfung und Beantwortung Ihrer Anfrage und, bei positiver Entscheidung, die Einladung in die Webanwendung.

Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Ihre Nachricht) sowie der Zeitpunkt des Eingangs. Die Angaben werden auf unserem Server bei Hetzner (Abschnitt 3, „Webanwendung, Datenbank und Dateien“) gespeichert. Über den Eingang werden wir per E-Mail an support@saple.de benachrichtigt; diese Benachrichtigung enthält Ihre Angaben und wird über Google Workspace empfangen und gespeichert (siehe oben in diesem Abschnitt).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst einen Vertrag anbahnen; handeln Sie für ein Unternehmen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung der von Ihnen gewünschten geschäftlichen Anfrage.

Die auf unserem Server gespeicherten Angaben löschen wir, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, spätestens sechs Monate nach Eingang; wird ein Konto eröffnet, gelten ab dann die Regeln für Konto- und Vertragsdaten (Abschnitte 6 und 16). Für die Benachrichtigung im Postfach gilt der Absatz zu Kommunikationsdaten oben in diesem Abschnitt. Eine nicht angenommene Einladung löschen wir sechs Monate nach ihrer Ausstellung, eine angenommene 30 Tage nach der Annahme. Sie können sich hierzu an support@saple.de wenden. Für Löschung, Widerspruch und deren Voraussetzungen gilt Abschnitt 17.

Einladung ohne vorherige Formularanfrage. Wird ein Early-Access-Zugang auf anderem Weg vereinbart, verarbeiten wir die geschäftliche E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Einladung, Annahmestatus und Zugangszeitraum. Die Adresse stammt von Ihnen oder von dem geschäftlichen Kontakt, der die Einladung vermittelt hat. Die Verarbeitung dient der vereinbarten Erprobung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Daraus folgt keine Erlaubnis für unverlangte Werbe-E-Mails. Offene Einladungen werden spätestens sechs Monate nach Ausstellung, angenommene spätestens 30 Tage nach Annahme gelöscht.

Kontaktformular

Soweit auf einer unserer Websites ein Kontaktformular angeboten wird, können Sie uns darüber eine Nachricht schicken. Unabhängig davon erreichen Sie uns unter support@saple.de. Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Nachricht.

Verarbeitet werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht sowie, soweit angegeben, Ihre Firma und das gewählte Anliegen. Name, E-Mail-Adresse und Nachricht benötigen wir, um Ihnen antworten zu können; die übrigen Angaben sind freiwillig. Das Formular übermittelt Ihre Angaben verschlüsselt an unseren Server bei Hetzner (Abschnitt 3, „Webanwendung, Datenbank und Dateien“). Dieser speichert sie nicht in unserer Datenbank, sondern leitet sie als E-Mail an support@saple.de weiter; für Versand, Empfang und Speicherung dieser E-Mail gelten die Angaben oben in diesem Abschnitt. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen wir die Nachrichten anhand eines Prüfwerts der IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher (Abschnitt 4).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Nachricht der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Nachricht.

Für die Speicherdauer gilt der Absatz zu Kommunikationsdaten oben in diesem Abschnitt. Sie können sich hierzu an support@saple.de wenden. Für Löschung, Widerspruch und deren Voraussetzungen gilt Abschnitt 17.

Vertriebsportal und Produktdemos

Berechtigten Personen stellen wir unter portal.saple.de Vertriebsunterlagen, Schulungsinhalte und Werkzeuge zur Vorbereitung von Produktdemos bereit. Dafür verarbeiten wir Zugangsdaten, Personenkennung und Berechtigungen. Aufrufe ausgewählter Inhalte, Ansichten, Downloads, Uploads und Bearbeitungen werden mit Personenkennung, Vorgang und Zeitpunkt im Systemjournal protokolliert. Zweck sind die Bereitstellung und Verwaltung der Unterlagen sowie die Nachvollziehbarkeit des Zugriffs und von Änderungen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zugriff auf diese Protokolle haben die mit dem Betrieb befassten Personen von Saple; für ihre Aufbewahrung gilt Abschnitt 4. Öffnen, Anpassen, Zurücksetzen und Verlassen der Demo-Sandbox speichern wir zusätzlich mit Personenkennung und Zeitpunkt in der Datenbank, bis die Demo-Sandbox mit dem Zugang gelöscht wird. Bei Dateien des Portals speichern wir, wer sie angelegt, hochgeladen oder geändert hat; mit der Löschung des Zugangs entfällt dieser Bezug. Die persönliche Checkliste im Portal liegt im lokalen Speicher Ihres Browsers, bis Sie die Einträge oder die Websitedaten löschen. Sie wird nicht als Checkliste an Saple übermittelt. Die Speicherung erhält die von Ihnen gewählte Arbeitsübersicht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Einrichtung eines Zugangs ersetzt keinen gesondert erforderlichen Vertrag über eine Tätigkeit für Saple.

Für Produktdemos geben die Personen, die bei Saple Demos vorbereiten, im Vertriebsportal Firmenname und Website eines Interessenten ein, optional den Namen und ein Foto einer realen Ansprechperson des Interessenten sowie Logo und Farben. Dazu können sie bis zu fünf Websites von Unternehmen angeben, die als Zielkunden des Interessenten in Betracht kommen. Wir rufen die Website des Interessenten und diese Websites ab, übernehmen von der Website des Interessenten Farben und Logo und erstellen von diesen Unternehmenswebsites Bildschirmfotos für Demo-Videos und Demo-Seiten; auf diesen Bildschirmfotos können personenbezogene Inhalte der Websites sichtbar sein, etwa Namen oder Fotos von Beschäftigten. Name und Foto der Ansprechperson erscheinen in der Demo-Sandbox, der Ansicht unserer Anwendung für die Vorführung, und als Absender auf den Demo-Seiten. Die in Demos als Empfänger dargestellten Personen sind erfunden. Demo-Seiten sind für Personen erreichbar, die ihren Link kennen, nicht für Suchmaschinen freigegeben und höchstens 14 Tage abrufbar; auf ihnen findet keine Erfolgsmessung statt. Bei eigens aufgenommenem Material sind Bild und Stimme der aufnehmenden Person betroffen. Zweck ist die Vorführung unseres Produkts für diesen Interessenten. Verantwortlicher ist Saple; die bloße Darstellung einer Firma macht sie nicht zum Auftraggeber oder Absender. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Vorbereitung und Vorführung unseres Angebots für den Interessenten. Hat die betroffene Person die Demo selbst gewünscht, stützen wir uns zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben stammen vom Interessenten selbst oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, etwa seiner Website. Angaben, Kampagnen und Dateien der Demo-Sandbox löschen wir, wenn sie zurückgesetzt wird, und mit dem Zugang der Person, die sie vorbereitet hat; eine neue Anpassung für einen anderen Interessenten ersetzt die bisherigen Kampagnen und Angaben. Daraus folgt keine Erlaubnis, fremde Inhalte ohne Nutzungsrecht zu veröffentlichen.

Eigene geschäftliche Kommunikation und Gesprächsvorbereitung

Für die Vorbereitung geschäftlicher Gespräche, Erinnerungen per E-Mail an die externen Teilnehmenden vereinbarter Termine und die Sortierung unseres Postfachs verwenden wir neben Google Workspace für E-Mails und Kalender auch die Claude-App von Anthropic. Dabei können geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmens- und Rollenangaben, Terminangaben, Kommunikationsinhalte und öffentlich zugängliche Informationen über Gesprächspartner verarbeitet werden. Daten stammen aus der direkten Kommunikation, Terminvereinbarungen sowie den für die Vorbereitung verwendeten öffentlich zugänglichen Websites. Eine solche Verarbeitung ist von der Anthropic-API innerhalb des Produkts und von kundenseitig verbundenen Diensten zu unterscheiden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einer von der betroffenen Person gewünschten Vertragsanbahnung, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Vorbereitung bestehender oder angebahnter Geschäftsbeziehungen. Wir beschränken die Angaben auf das dafür Erforderliche. Eine öffentlich auffindbare Adresse oder diese Vorbereitung begründen keine Einwilligung in Werbe-E-Mails. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen (Abschnitt 17). Kommunikations- und Vorbereitungsdaten werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind; erforderliche Vertrags- und Anspruchsnachweise bleiben nach Abschnitt 16 zweckgebunden erhalten. Für die Aufbewahrung beim Anbieter gelten zusätzlich die für den konkret genutzten Dienst geltenden Bedingungen; eine Verarbeitung ohne Speicherung beim Anbieter sagen wir nicht zu.

9. Video-, Audio- und sonstige Inhaltsdaten

Saple ermöglicht die Aufnahme, den Upload, die Speicherung und die Verarbeitung von Video-, Audio-, Bild- und sonstigen Projektdateien. Dabei können Bild, Stimme, gesprochene Inhalte sowie weitere in den Dateien enthaltene personenbezogene Daten verarbeitet werden. Gibt der Kunde statt eines Uploads einen Direktlink zu einer Videodatei an, lädt unser Server die Datei von dieser Adresse; deren Betreiber erhält dabei die technischen Verbindungsdaten unseres Servers.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bereitstellung der vom Kunden gewählten Produktfunktionen, insbesondere Aufnahme, Transkription, Schnitt, Rendering und Erstellung personalisierter Videos, Vorschaubilder und Landingpages.

Soweit diese Inhalte von einem Unternehmenskunden in Saple eingestellt werden und personenbezogene Daten Dritter enthalten, verarbeitet Saple sie im Auftrag des Kunden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Kunde bleibt für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Inhalte und Verarbeitungszwecke verantwortlich.

Saple ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO zu verarbeiten. Kunden sollen solche Daten nicht hochladen. Für das optionale Stimmmodell gelten die gesonderten Voraussetzungen in Abschnitt 11. Eine Stimme oder ein Bild ist nicht schon allein wegen seiner Personenbeziehbarkeit ein besonderes biometrisches Datum; entscheidend sind die konkrete technische Verarbeitung und der Zweck der eindeutigen Identifizierung.

Projekt- und Mediendaten werden so lange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung des jeweiligen Projekts und des Kundenkontos erforderlich ist. Mit Löschung einer Kampagne oder des Kontos werden die zugehörigen Dateien gelöscht.

10. Transkription (lokale Verarbeitung)

Für die automatische Transkription von Audio- und Videoinhalten und für Untertitel setzen wir ein Spracherkennungsmodell (whisper.cpp) ein, das auf unseren eigenen Servern bei Hetzner läuft. Die Audio- und Videodaten werden zu diesem Zweck nicht an einen externen Dienst übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Inhalte Dritter betroffen sind, verarbeiten wir sie im Auftrag des Kunden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

11. Gesprochener Gruß und Stimmmodell (ElevenLabs)

Saple kann jedes Lead-Video mit einem gesprochenen Gruß eröffnen, wahlweise in einer Standardstimme oder in Ihrer eigenen Stimme (Stimmmodell). Diese Funktion ist optional und wird je Kampagne eingeschaltet. Sie steht derzeit nur Konten im Early Access und den Konten von Saple selbst zur Verfügung. Der Gruß wird mit künstlicher Intelligenz erzeugt; der Kunde erfüllt die ihn treffenden Offenlegungspflichten gegenüber den Empfängern. Eigene gesetzliche Pflichten von Saple bleiben unberührt (AGB § 7 Abs. 7). Dafür setzen wir den Dienst der Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA („ElevenLabs“), ein.

Stimmmodell. Wenn Sie in den Einstellungen Ihre Stimme klonen möchten, sprechen Sie dort eine gesonderte Sprachprobe über das Mikrofon ein. Die Probe muss mindestens 45 Sekunden lang sein und darf höchstens zwei Minuten umfassen. Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung übermitteln wir die technisch aufbereitete Probe zusammen mit einer Bezeichnung an ElevenLabs. ElevenLabs erzeugt daraus ein Stimmmodell und speichert die Probe und das Modell. Saple verarbeitet die Probe vorübergehend zur Aufbereitung und Übermittlung und sieht keine dauerhafte Ablage der Probe im Kundenkonto vor. Die Erstellung ist freiwillig; ohne eigenes Stimmmodell können Sie die verfügbaren Standardstimmen nutzen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit besondere biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet werden, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Für die Erstellung auf dieser Grundlage ist Saple verantwortlich; die Nutzung für Grüße in Kundenkampagnen erfolgt im Auftrag des Kunden. Im Teamkonto kann die Stimme auch für von anderen Mitgliedern bearbeitete Kampagnen genutzt werden; darauf weist die Einwilligung ausdrücklich hin. Stimmmodelle, die vor Einführung der Sprachprobe aus einer eigenen Aufnahme im Konto erzeugt wurden, bleiben bis zu ihrer Löschung oder einer Neuaufnahme bestehen und werden weiter genutzt.

Als Nachweis speichern wir Personen- und Kontokennung, Kennung des Stimmmodells, Zeitpunkt, Fassung, Zweck und Prüfwert des angezeigten Einwilligungstextes sowie einen späteren Widerruf und dessen Anlass. Der Nachweis bleibt zweckgebunden, kann nach dem Ausscheiden aus einem Team zur Rechenschaft über die erfolgte Verarbeitung erforderlich sein und wird mit dem Besitzerkonto gelöscht. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO und, soweit konkret erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Rechtsverteidigung; wir prüfen die weitere Erforderlichkeit und beachten Löschansprüche nach Abschnitt 17.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, insbesondere über „Geklonte Stimme löschen“ oder durch Löschen Ihres Zugangs. Wir veranlassen die Löschung des Modells über die Schnittstelle des Anbieters. Beim Ersetzen wird zunächst ein neues Modell angelegt und anschließend die Löschung des bisherigen versucht. Scheitert sie, versuchen wir, den Austausch zurückzunehmen. Eine fehlgeschlagene Rücknahme oder noch offene Löschung wird Ihnen als solche angezeigt. Die hierfür notwendigen Kennungen bleiben für die Nachbearbeitung erhalten; ein fehlgeschlagener Vorgang wird nicht als vollständig gelöscht bestätigt. Bei Entfernung aus dem Team oder Löschen des Zugangs wird auch das zugehörige Modell beim Anbieter zur Löschung gebracht.

Die Modelllöschung entfernt keine bereits erzeugten Grüße oder Videos. Dateien bei Saple werden mit der jeweiligen Kampagne oder dem Konto gelöscht; für Kopien in Zielsystemen ist der Kunde verantwortlich. ElevenLabs verarbeitet bei der Spracherzeugung auch Eingaben und Ausgaben in seiner Erzeugungshistorie. Deren Aufbewahrung, Protokolle und Sicherungen richten sich nach den für den genutzten Anbieterdienst geltenden Bedingungen und gesetzlichen Pflichten. Die erfolgreiche Modelllöschung belegt deshalb nicht automatisch die Löschung sämtlicher Historiendaten oder Sicherungskopien; wir bearbeiten erforderliche weitergehende Löschanfragen gesondert.

Gruß je Lead. Für jeden personalisierten Gruß übermitteln wir den zu sprechenden Text an ElevenLabs, gleich ob der Gruß in einer Standardstimme oder in Ihrer eigenen Stimme gesprochen wird. Dieser Text enthält in der Regel Angaben aus dem jeweiligen Lead-Datensatz, insbesondere Vorname, Nachname und Unternehmen. Dasselbe gilt für eine Hörprobe, die Sie in den Einstellungen abspielen. Insoweit handeln wir im Auftrag des Kunden; ElevenLabs ist unser Unterauftragsverarbeiter.

ElevenLabs wird für die beauftragte Spracherzeugung als Auftragsverarbeiter bzw. Unterauftragsverarbeiter eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt in den USA; hierfür gilt Abschnitt 14. Nutzen Sie weder den gesprochenen Gruß noch die Hörprobe und legen Sie kein Stimmmodell an, findet über diese Funktionen keine Übermittlung an ElevenLabs statt.

12. Lead-Daten, CSV-Import, Website-Abruf und personalisierte Landingpages

Import. Kunden können in Saple Datensätze zu geschäftlichen Kontakten („Leads“) importieren, insbesondere über CSV-Dateien. Darin können Namen, Anrede, geschäftliche E-Mail-Adressen, Unternehmenszugehörigkeit, Unternehmenswebsites, Profil-Links und weitere vom Kunden bereitgestellte Angaben enthalten sein. Saple speichert die importierte Zeile vollständig und unverändert, auch Spalten, die Saple selbst nicht verwendet, um sie dem Kunden im Export wieder auszugeben.

Prüfung der E-Mail-Adressen. Saple prüft die Syntax der E-Mail-Adressen, filtert Dubletten und fragt für den Domain-Teil der Adresse (nicht für den Teil vor dem @) die Mailserver-Einträge im Domain Name System ab.

Abruf von Websites. Auf Weisung des Kunden ruft Saple öffentlich erreichbare Unternehmenswebsites der Leads ab, analysiert relevante Unterseiten und erstellt Bildschirmfotos. Beim Abruf erhalten die Betreiber dieser Websites die technischen Verbindungsdaten unserer Server (IP-Adresse unseres Servers, Browserkennung, abgerufene Seiten).

KI-gestützte Einordnung (Anthropic), soweit freigeschaltet. Ist diese Funktion für das Konto freigeschaltet, kann Saple zur Einordnung der abgerufenen Inhalte, etwa der Branche, einen textlichen Auszug der abgerufenen Seiten an die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, übermitteln. Übermittelt werden Seitenadressen, Seitentitel, Meta-Angaben, Überschriften, Navigationsbezeichnungen und ein begrenzter Textauszug je Seite; Bildschirmfotos werden nicht übermittelt. Anthropic ist unser Unterauftragsverarbeiter; die Verarbeitung kann durch die Anthropic, PBC in den USA erfolgen, hierfür gilt Abschnitt 14. Ist diese Funktion nicht freigeschaltet, erfolgt die Einordnung ausschließlich durch ein lokales, regelbasiertes Verfahren ohne Übermittlung an Dritte.

Personalisierte Videos und Landingpages. Aus den Lead-Daten und den abgerufenen Inhalten erzeugt Saple personalisierte Videos, Vorschaubilder und je Lead eine Landingpage. Die Landingpages sind für jeden erreichbar, der den Link kennt; sie sind nicht für Suchmaschinen freigegeben. Neue Links enthalten eine aus dem Unternehmen abgeleitete Bezeichnung und eine zufällige Zeichenfolge; ältere Links können zusätzlich den Vornamen enthalten. Eine gesonderte Anmeldung ist nicht erforderlich. Ein Link, der zu einer Kampagne gehört, ist für die vom Kunden gewählte Laufzeit abrufbar (für neue Auswahl derzeit 14, 30 oder 45 Tage; bestehende Kampagnen können noch die früheren Laufzeiten von 90, 180 oder 365 Tagen haben); danach liefert er die Seite und die zugehörigen Dateien (Video, Untertitel, Vorschaubild und GIF) nicht mehr aus. Ältere Links ohne Laufzeit und Landingpages, die ohne Zuordnung zu einer Kampagne veröffentlicht wurden, haben kein Ablaufdatum; sie bleiben abrufbar, bis sie gelöscht werden. Entfernt der Kunde einen Lead aus einer Kampagne, ist dessen Seite nicht mehr abrufbar; ein Sperrvermerk mit der Linkadresse bleibt bis zur Löschung der Kampagne bestehen, damit die Seite nicht wieder öffentlich wird. Landingpages können unter einer Domain des Kunden ausgeliefert werden. Unter einer Kunden-Landingpage nennen wir das Unternehmen des Kunden als Verantwortlichen und, soweit der Kunde sie hinterlegt hat, Links auf sein Impressum und seine Datenschutzerklärung; Saple ist dort als technischer Dienstleister genannt. Ob und wie auf den Landingpages gemessen wird, steht unten unter „Erfolgsmessung personalisierter Video-Seiten“.

Bearbeitungsstatus. Die Nutzer des Kunden können je Lead von Hand vermerken, dass er angerufen wurde oder geantwortet hat. Wir speichern dazu im Auftrag des Kunden den Status, den Zeitpunkt der Änderung und die Person im Konto des Kunden, die ihn gesetzt hat. Diese Angaben dienen der gemeinsamen Bearbeitung und Priorisierung der Kampagne im Konto des Kunden. Sie werden gelöscht, wenn der Status zurückgesetzt, der Lead aus der Kampagne entfernt oder die Kampagne gelöscht wird; wird die Person aus dem Konto gelöscht, bleibt der Status ohne ihren Namen stehen.

Übergabe an Systeme des Kunden. Auf Weisung des Kunden kann Saple die Ergebnisse je Lead (etwa Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und die Links zu Video und Landingpage) an eine vom Kunden hinterlegte Adresse, etwa sein Vertriebs- oder CRM-System, übermitteln oder als Datei zum Export bereitstellen. Für diese Zielsysteme ist allein der Kunde verantwortlich.

Rollen. Für all diese Lead-Daten ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher und Saple sein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, dass für die von ihm importierten und für Kampagnen genutzten Daten eine Rechtsgrundlage besteht und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber den Leads erfüllt werden. Saple nutzt Lead-Daten nicht für eigene Zwecke und verkauft sie nicht.

Erfolgsmessung personalisierter Video-Seiten

Unsere Kunden erzeugen mit Saple für einzelne Empfänger persönliche Video-Seiten (die oben beschriebenen Landingpages). In Tarifen mit Auswertung, in der Testphase und im Early Access ist die Messung für jede Kampagne voreingestellt, und der Kunde kann sie je Kampagne abschalten. Lässt er sie eingeschaltet, erfassen wir in seinem Auftrag,

• ob Sie auf einer solchen Seite das Video starten,
• ob und wie oft Sie einen der Links auf der Seite anklicken,
• wann das war (auf die Minute gerundet).

Das bloße Aufrufen der Seite erfassen wir nicht. Wie lange Sie das Video ansehen, erfassen wir ebenfalls nicht. Ist die Messung eingeschaltet, steht auf der Seite der Hinweis „Video-Starts und Link-Klicks werden für den Absender ausgewertet.“ mit den Links „Nicht auswerten“ und „Datenschutz“.

Die Seite enthält dafür kein Script, setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Gezählt wird ausschließlich auf unserem Server: Das Video wird erst von unserem Server geladen, wenn Sie es starten. Die Links der Seite führen über unseren Server zum Ziel. Wir vermerken diese Abrufe, wenn sie von der Seite selbst ausgehen. Dabei verwenden wir nur die Angaben, die Ihr Browser bei jedem Abruf einer Internetadresse ohnehin übermittelt; eine Abfrage weiterer Merkmale Ihres Geräts findet nicht statt.

Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) verarbeiten wir dabei nur im Arbeitsspeicher, und zwar als Hashwert mit einem zufälligen, nur im laufenden Serverprozess vorhandenen Schlüssel, höchstens 30 Minuten nach dem letzten Ereignis. Wir brauchen sie für drei Dinge:

• Abrufe desselben Besuchs zusammenfassen,
• automatische Abrufe herausfiltern, etwa durch Sicherheitsprogramme von E-Mail-Postfächern,
• Missbrauch begrenzen.

Wir speichern IP-Adresse und User-Agent nicht zusammen mit den Messwerten. Je Besuch gespeichert werden nur:

• eine zufällige Kennung,
• der Zeitpunkt (auf die Minute gerundet),
• ob das Video gestartet wurde,
• die Zahl der Klicks.

Aufrufe des Absenders selbst, während er in Saple angemeldet ist, und erkannte automatische Abrufe werden nicht als Reaktion gezählt, sondern nur als Anzahl am Link vermerkt. Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, erfassen wir nichts.

Die Messwerte sind über den personalisierten Link dem jeweiligen Lead zugeordnet und damit personenbezogen, auch wenn keine IP-Adresse gespeichert wird. Wird ein Link weitergegeben, ist die Zuordnung zum tatsächlichen Empfänger nicht sicher. Der Kunde sieht die Messwerte je Lead in seinem Konto. Soweit für sein Konto freigeschaltet und von ihm eingerichtet, übermitteln wir den ersten Videostart oder Linkklick eines Leads mit Zeitpunkt und den Lead-Angaben an eine vom Kunden hinterlegte Webhook-Adresse, bei eingeschalteter Rückmeldung von Interesse an sein HubSpot-Konto (siehe „HubSpot“ unten), und eine vom Kunden verbundene Anwendung (Abschnitt 12, „Weitere Lead-Quellen, KI-Texte und verbundene Kundensysteme“) kann die Messwerte abrufen.

Die Messwerte werden 180 Tage nach dem letzten erfassten Ereignis gelöscht, mit der Kampagne oder dem Lead auch früher, nach einem Widerspruch sofort.

Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der Kunde, der Ihnen die Seite geschickt hat; er muss Sie über die Verarbeitung informieren und prüfen, ob sie zulässig ist. Hat er seine Datenschutzerklärung hinterlegt, ist sie unter der Seite verlinkt. Wir handeln als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und nutzen die Messwerte nicht für eigene Zwecke. Welche Rechtsgrundlage der Kunde heranzieht, etwa sein berechtigtes Interesse, den Erfolg seiner Ansprache zu beurteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), erfahren Sie bei ihm.

Widerspruch gegen die Messung: Sie können der Erfassung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Klicken Sie auf „Nicht auswerten“ und bestätigen Sie. Die bisherigen Messwerte werden gelöscht und neue nicht mehr erfasst. Saple berücksichtigt den Widerspruch außerdem bei weiteren Produktions-, Veröffentlichungs- und Übergabeschritten für den betroffenen Lead. Liegt dessen E-Mail-Adresse vor, wirkt die Sperre im gesamten Kundenkonto auch für andere und künftige Kampagnen an dieselbe Adresse. Dafür bleibt ein personenbezogener Prüfwert der Adresse bis zur Löschung des Kundenkontos gespeichert, auch wenn der Lead oder die Kampagne vorher gelöscht wird. Bereits veröffentlichte Videos bleiben innerhalb ihrer Laufzeit erreichbar. Bereits an andere Systeme übertragene Daten und dort laufende Versandabläufe werden dadurch nicht automatisch gelöscht oder gestoppt.

Widerspruch gegen Werbung: Die technische Sperre über „Nicht auswerten“ erfasst nicht sämtliche Daten und Kommunikationswege des Kunden. Einen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung einschließlich des damit verbundenen Profilings richten Sie bitte an den Kunden, der Ihnen die Seite geschickt hat; er muss ihn nach Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO ohne Interessenabwägung beachten. Erreicht uns ein solcher Widerspruch, leiten wir ihn unverzüglich an den Kunden weiter.

Weitere Lead-Quellen, KI-Texte und verbundene Kundensysteme

Die folgenden Funktionen stehen nur zur Verfügung, soweit sie für das Konto des Kunden freigeschaltet sind und der Kunde sie einrichtet.

Apollo-Import. Wenn der Kunde sein Apollo-Konto verbindet und eine Liste zum Import auswählt, ruft Saple die ausgewählten geschäftlichen Kontakte über die Apollo-Schnittstelle ab. Dazu gehören insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Unternehmen, Websites und verfügbare berufliche Profilangaben. Zugangsschlüssel werden auf unserem Server verschlüsselt gespeichert. Apollo ist bei diesem Ablauf die vom Kunden gewählte Datenquelle. Die Herkunft aus Apollo ersetzt weder eine Rechtsgrundlage für die Nutzung noch die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO; dies prüft der Kunde für seine Verarbeitung.

Lead-Suche und MCP-Verbindung. Über eine vom Kunden eingerichtete Verbindung zu einem externen KI- oder Automationsdienst können Suchaufträge mit Auswahlkriterien, Notizen und vorhandenen Daten abgerufen und Rechercheergebnisse mit Quellen, Begründungen und Priorisierungen in Saple gespeichert werden. Je nach freigeschalteten Werkzeugen kann die Verbindung auch Kampagnen und Leads lesen und ändern, Schnitt und Produktion steuern sowie Ergebnisse und Messwerte abrufen. Dabei erhält der verbundene Dienst die in den jeweiligen Antworten enthaltenen Daten, einschließlich Namen und Kontaktdaten. Eine Verbindung dient daher nicht nur der Suche. Der vom Kunden gewählte Dienst recherchiert und übermittelt die Ergebnisse an Saple. Hat der Kunde eine Claude-Routine mit Startadresse und Routine-Token eingerichtet, kann Saple beim Start eines Suchauftrags auch den Start dieser Routine bei Anthropic anstoßen und die zurückgegebene Sitzungsadresse speichern. Die Routine läuft im Konto des Kunden; sie ist von Saples eigener Anthropic-API-Nutzung für Produktfunktionen zu unterscheiden. Suchaufträge und zugehörige Ergebnisse werden getrennt von Kampagnen gespeichert und durch Löschen des Suchauftrags oder des Kontos entfernt. Das Löschen einer Kampagne entfernt nicht automatisch den ursprünglichen Suchauftrag. Für die Verarbeitung beim externen Dienst, insbesondere dessen Gesprächsspeicherung, sind dessen Vertragsbedingungen und die Vereinbarungen des Kunden maßgeblich. Eine in Saple widerrufene Verbindung löscht bereits an diesen Dienst übertragene Daten nicht automatisch.

KI-Personalisierung und Kampagnenvorschläge. Bei freigeschalteten Funktionen nutzt Saple Anthropic auch zur Erstellung von E-Mail-Einstiegen und Landingpage-Einleitungen sowie für Kampagnen-, Skript- und Mailvorschläge. Für die Personalisierung werden Unternehmensangaben, begrenzte Website-Auszüge und Kampagnenkontext einschließlich Skript und Absenderangaben verarbeitet. Bekannte Lead-Namen und E-Mail-Adressen werden vor der Übermittlung teilweise herausgefiltert; dies ist keine vollständige Anonymisierung. Freitext und Website-Inhalte können weiterhin personenbezogene Angaben enthalten. Für Kampagnenvorschläge werden die eingegebenen Produkt-, Zielgruppen- und Zielbeschreibungen sowie gegebenenfalls ein Auszug der Absenderwebsite übermittelt. Die Verarbeitung von Auftragsdaten erfolgt nach Weisung des Kunden unter dem AVV. Generierte und übernommene Texte werden in der Kampagne bzw. beim Lead gespeichert. Die Inhalte sind vom Kunden vor ihrer Verwendung zu prüfen.

HubSpot. Verbindet der Kunde sein eigenes HubSpot-Konto mit Saple, speichern wir den hierfür eingerichteten Zugang verschlüsselt und verarbeiten auf seine Weisung Daten für drei Wege: den Import von Kontakten aus ausgewählten Listen, die Übergabe veröffentlichter Ergebnisse sowie die gesondert je Kampagne aktivierbare Rückmeldung von Interesse. Für Import und Kontaktanlage gehören dazu geschäftliche E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Unternehmen, Website und beim Import die Position. Bei einer Übergabe übertragen wir Links zu Video, Vorschaubild und persönlicher Video-Seite, Videotitel, Anrede und Kampagnenname in Saple-Felder. Vorhandene Kontakte werden über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet; erforderlichenfalls wird ein Kontakt angelegt. Verlangt HubSpot eine Rechtsgrundlage für eine Kontaktanlage, übermitteln wir die vom Kunden ausgewählte Angabe; diese Auswahl ersetzt keine erforderliche Einwilligung.

Die Rückmeldung von Interesse ist in der Voreinstellung ausgeschaltet. Aktiviert sie der Kunde, können der erste erfasste Videostart und Linkklick samt Zeitpunkt übertragen und hierfür fehlende Kontakte angelegt werden. Sie setzt die zulässige Messung voraus. Vor einer noch ausstehenden Übermittlung werden Widerspruch und Linkstatus erneut geprüft. HubSpot ist hier ein vom Kunden gewähltes Quell- und Zielsystem, kein von Saple für diesen Weg beauftragter Unterauftragsverarbeiter. Das Trennen der Verbindung löscht den gespeicherten Zugang; bereits übertragene Daten bleiben im HubSpot-Konto, bis der Kunde sie dort entfernt.

Instantly und Webhooks. Verbindet der Kunde sein Instantly-Konto und wählt eine Zielkampagne, übermittelt Saple auf seine Weisung Lead-Kontaktdaten sowie Video-, GIF- und Landingpage-Links und gegebenenfalls personalisierte Texte. Eine aktivierte automatische Übergabe erfasst auch anschließend veröffentlichte Leads. Über Webhooks können außerdem Veröffentlichungsereignisse und, soweit freigeschaltet, der erste Videostart oder Linkklick eines Leads mit Zeitpunkt übermittelt werden. Ausstehende Übermittlungen werden gespeichert und bei vorübergehenden Fehlern wiederholt; Zustellkennungen dienen der Erkennung mehrfacher Zustellungen. Instantly und andere vom Kunden selbst vertraglich gewählte Zielsysteme sind bei diesem Ablauf keine von Saple beauftragten Unterauftragsverarbeiter. Der Kunde ist für dortige Verarbeitung, Versand und Löschung verantwortlich. Bereits übermittelte Daten werden durch eine Löschung in Saple nicht automatisch aus dem Zielsystem entfernt. Ein Widerspruch gegen die Messung wird vor einer noch ausstehenden Übergabe geprüft; bereits laufende Versandfolgen bei Instantly werden dadurch nicht automatisch pausiert.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, die Weitergabe zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder eine sonstige Rechtsgrundlage vorliegt. Für den Betrieb setzen wir folgende Empfänger ein:

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting der Anwendung, Datenbank, Dateispeicher, Sicherungskopien, Rechenleistung und Mailserver an Standorten in der EU; Auftragsverarbeiter.
• Cloudflare, Inc., USA: Auslieferung und Absicherung der Website saple.de einschließlich der Darstellung verschleierter E-Mail-Adressen und der Meldung von Netzwerkfehlern sowie, soweit aktiviert, Turnstile bei der Registrierung in der Webanwendung; Auftragsverarbeiter für die Bereitstellung, bei Turnstile daneben eigene Verantwortung für die Verbesserung der Bot-Erkennung; Drittlandübermittlung nach Abschnitt 14.
• InnoCraft Ltd, Neuseeland: Reichweitenmessung auf saple.de (Matomo Cloud, nur nach Einwilligung) mit Speicherung in der EU (Frankfurt am Main, Sicherungskopien in Dublin); Auftragsverarbeiter; Zugriffe aus Neuseeland auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.
• Netlify, Inc., USA: Auslieferung von Vorschau- und Präsentationsangeboten sowie des Signatur-Generators; Auftragsverarbeiter; Drittlandübermittlung nach Abschnitt 14.
• Google Cloud EMEA Limited, Irland: Empfang und Speicherung eingehender E-Mails, Zustellung der System-E-Mails sowie Kalender und Terminverwaltung für die eigene geschäftliche Kommunikation (Google Workspace); Auftragsverarbeiter; mögliche Drittlandübermittlung nach Abschnitt 14.
• Eleven Labs Inc., USA: gesprochener Gruß (Standardstimme oder Stimmmodell) und Stimmmodell, derzeit nur im Early Access (Abschnitt 11); Auftrags- bzw. Unterauftragsverarbeiter; Drittlandübermittlung nach Abschnitt 14.
• Anthropic Ireland, Limited, Irland, mit Verarbeitung durch Anthropic, PBC, USA: KI-gestützte Website-Einordnung, KI-Hilfe, Personalisierung und Kampagnenvorschläge, soweit freigeschaltet und genutzt, sowie die Claude-App für unsere eigene Gesprächsvorbereitung und Postfachbearbeitung (Abschnitt 8); für unsere Supportverarbeitung Auftragsverarbeiter, bei Kundendaten Unterauftragsverarbeiter; Drittlandübermittlung nach Abschnitt 14.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irland, und je nach Zahlungsdienst weitere Stripe-Gesellschaften: Zahlungsabwicklung, Abrechnung und Betrugsprävention; je nach Funktion Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher; mögliche Drittlandübermittlung mit geeigneten Garantien.

Die in Saple integrierte Transkription erfolgt auf unseren eigenen Servern. Davon zu unterscheiden sind externe KI-Dienste, die ein Kunde selbst über MCP verbindet; deren Anbieter und Datenverarbeitung hängen von seiner Auswahl ab.

Für die Anthropic-API gelten die kommerziellen Bedingungen und der Datenverarbeitungsvertrag von Anthropic. Wie lange Anthropic Eingaben und Ausgaben aufbewahrt, richtet sich nach diesen Bedingungen; sie sehen Ausnahmen etwa für Sicherheitsprüfungen und gesetzliche Pflichten vor. Eine sofortige Löschung bei Anthropic oder eine Verarbeitung ohne jede Speicherung („Zero Data Retention“) sagen wir deshalb nicht zu.

Für eine Verarbeitung beim kundenseitig verbundenen Claude- oder MCP-Dienst gelten dessen gesonderte Vertrags- und Datenschutzhinweise. Diese sind nicht mit Saples eigener API-Verarbeitung gleichzusetzen. Saple erteilt durch einen Export keine Freigabe für eine zusätzliche Verwendung durch den Kunden oder dessen Dienst.

14. Drittlandübermittlungen

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework bei zertifizierten Empfängern, oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Datenverarbeitung innerhalb der EU schließt nicht in jedem Fall aus, dass ein Anbieter oder seine Unterauftragnehmer aus Drittländern auf Daten zugreifen; auch dafür gelten die genannten Garantien. Informationen zu den im Einzelfall verwendeten Garantien und, soweit Standardvertragsklauseln verwendet werden, eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage unter support@saple.de.

15. Herkunft von Daten und Pflicht zur Bereitstellung

Personenbezogene Daten erhalten wir grundsätzlich von den betroffenen Nutzern selbst. Bei Unternehmenskunden können Kontakt- und Benutzerangaben auch durch den jeweiligen Arbeitgeber, Auftraggeber oder einen Administrator des Kundenkontos bereitgestellt werden, etwa bei einer Team-Einladung; die Einladung nennt die einladende Person. Lead-Daten stammen vom jeweiligen Kunden, soweit genutzt aus seinen ausgewählten Apollo- und HubSpot-Listen und verbundenen Recherche-Diensten sowie aus öffentlich zugänglichen Websites. Für die eigene geschäftliche Kommunikation und für Produktdemos gelten die in Abschnitt 8 genannten Quellen. Die gespeicherten Rechercheergebnisse können Angaben zu den Quellen und zur Zuverlässigkeit einzelner Felder enthalten. Öffentlich auffindbare Kontaktdaten dürfen nicht allein deshalb für Werbung genutzt werden.

Die Bereitstellung der als erforderlich gekennzeichneten Konto-, Vertrags- und Zahlungsdaten ist für die Einrichtung und Nutzung eines Kontos bzw. für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags notwendig. Ohne diese Daten können wir die jeweilige Leistung nicht bereitstellen. Projekt-, Medien- und Lead-Daten sind nur insoweit erforderlich, wie der Kunde die jeweilige Funktion nutzen möchte.

16. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den konkreten Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist. Danach löschen wir sie oder entfernen ihren Personenbezug irreversibel. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und konkret erforderliche Speicherung zur Rechtsverteidigung werden auf die betroffenen Daten beschränkt; diese werden nicht weiter für andere Zwecke verwendet. Ein Vertrag oder die bloße Existenz eines Kontos rechtfertigt keine unbegrenzte Vorratsspeicherung.

Insbesondere gilt: Konto- und Vertragsdaten bis zum Ende des Vertragsverhältnisses und der anschließenden Abwicklung bzw. bis zur Löschung des Kontos; Projekt-, Medien- und Lead-Daten bis zur Löschung durch den Kunden (Kampagne oder Konto), soweit eine Löschfrist für Kampagnen gilt (nächster Absatz) längstens bis zu deren Ablauf, im Übrigen nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags; der Prüfwert nach einem Widerspruch gegen die Messung (Abschnitt 12) bis zur Löschung des Kontos; ein Stimmmodell bis zu seiner Löschung in den Einstellungen oder bis zur Löschung des Kontos oder Zugangs; Team-Einladungen 30 Tage nach Annahme bzw. Ablauf; der Bearbeitungsstatus eines Leads (Abschnitt 12) bis zum Zurücksetzen oder bis zur Löschung des Leads oder der Kampagne; Ihre Wahl zur Reichweitenmessung im Browser (Abschnitt 5) zwölf Monate; Messwerte der Erfolgsmessung auf den Landingpages (Abschnitt 12) 180 Tage nach dem letzten erfassten Ereignis, mit der Kampagne auch früher, nach einem Widerspruch sofort; Rohdaten der Reichweitenmessung auf saple.de (Abschnitt 5, nur nach Einwilligung) 180 Tage; Kommunikationsdaten bis zum Abschluss der Bearbeitung, soweit keine weitere Dokumentation erforderlich ist; Rechnungen und Buchungsbelege entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bei Buchungsbelegen regelmäßig acht Jahre.

Löschfrist für Kampagnen. Ist mit dem Kunden die Löschfrist nach § 4 Abs. 5 der AGB vereinbart, löschen wir die Daten einer Kampagne in seinem Auftrag 90 Tage nach dem Ende der Kampagne, wenn der Kunde sie nicht vorher selbst löscht. Eine Kampagne endet, wenn der letzte Link zu ihren Landingpages abläuft, jedoch nicht vor ihrer letzten Bearbeitung; eine Kampagne mit einem unbefristeten Link wird nicht nach dieser Regel gelöscht. Wir kündigen die Löschung dem Kunden mindestens sieben Tage vorher per E-Mail an und löschen nicht ohne diese Ankündigung; der Kunde kann die Löschung um jeweils 30 Tage verschieben. Nach einer solchen Löschung bleiben Name, Zeitraum und Kennzahlen der Kampagne ohne Angaben zu einzelnen Empfängern bis zur Löschung des Kontos erhalten. Eine bloße Änderung dieser Datenschutzerklärung ersetzt die erforderliche Vereinbarung nicht. Im Übrigen gelten die AGB.

Verlangt ein Kunde einen Anbieterwechsel oder die Herausgabe seiner Daten nach Anlage A der AGB, stellen wir die dafür erforderlichen Daten nach Maßgabe der AGB bereit; eine automatische Löschung nach dem vorigen Absatz kann hierfür ausgesetzt werden. Gesetzliche Löschrechte und eine ausdrücklich angewiesene frühere Löschung bleiben unberührt.

Daten in technisch erforderlichen Sicherungskopien können nach Löschung aus dem Produktivsystem bis zum planmäßigen Löschen der jeweiligen Sicherung verbleiben; Sicherungsstände werden 30 Tage nach ihrer Erstellung entfernt. In diesem Zeitraum werden sie nicht für andere Zwecke verarbeitet. Muss eine Sicherung zurückgespielt werden, wiederholen wir die Löschungen, die seit ihrer Erstellung verlangt oder ausgelöst wurden, soweit sie sich nachvollziehen lassen, und informieren die betroffenen Kunden über das Zurückspielen.

Vor dem Löschen von Kampagnendateien und Profilbildern sowie beim Anlegen oder Ersetzen eines Stimmmodells legen wir einen zugangsbeschränkten Löschauftrag mit den notwendigen Kennungen und Dateireferenzen an. Er enthält keine zusätzliche Kopie der Medien und dient ausschließlich der Erfüllung der Löschung. Nach erfolgreicher Bereinigung wird er sofort entfernt; nur bei einem Fehlschlag bleibt er bis zur erfolgreichen Wiederholung bestehen. Der Nachlauf prüft vor der Löschung, ob andere berechtigte Verwendungen bestehen.

Ergänzend gelten die Löschereignisse in den Abschnitten 6, 8 und 12 für Profilbilder, Produktneuigkeiten, Produktionsprotokolle, Feedback, Suchaufträge und Integrationen. API-Schlüssel und Verbindungstoken sind zugangsbeschränkte Verbindungsdaten; sie werden bei Entfernung der jeweiligen Verbindung oder des zugehörigen Kontos entfernt bzw. unbrauchbar gemacht. Angaben in Support- und Feedback-Freitexten prüfen wir bei einer berechtigten Löschanfrage gesondert. Die bloße Entfernung eines strukturierten Kampagnenbezugs anonymisiert einen Freitext nicht.

Gesetzliche Aufbewahrung und Anspruchsnachweise. Buchungsbelege werden regelmäßig acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre und Bücher, Inventare sowie Jahresabschlüsse regelmäßig zehn Jahre aufbewahrt (§ 257 HGB, § 147 AO, soweit einschlägig). Der Fristbeginn richtet sich nach der jeweiligen Vorschrift regelmäßig nach dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen, etwa bei noch offenen Steuerverfahren, bleiben unberührt. Nicht jede Supportmail ist ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief. Für die Rechtsverteidigung werden nur erforderliche Nachweise während der konkret einschlägigen Verjährungsfrist aufbewahrt; die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre mit dem gesetzlichen Fristbeginn (§§ 195, 199 BGB). Einwilligungs- und Vertragsnachweise sind zweckgebunden und zugangsbeschränkt.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Direktwerbung: Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung einschließlich des damit verbundenen Profilings können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen. Diese Verarbeitung wird dann beendet. Dies gilt unabhängig von einer Interessenabwägung.

Wir beantworten Anträge grundsätzlich unentgeltlich und unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Eine erforderliche Verlängerung um höchstens zwei weitere Monate begründen wir innerhalb des ersten Monats. Bei begründeten Zweifeln an der Identität verlangen wir nur die zu ihrer Bestätigung erforderlichen zusätzlichen Angaben. Die gesetzlichen Ausnahmen, insbesondere bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anträgen, bleiben unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an support@saple.de. Soweit Saple Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter eines Kunden verarbeitet (etwa als Lead in einer Kampagne), ist dieser Kunde der zuständige Verantwortliche; wir leiten Ihre Anfrage an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Deutschland
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

19. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO. KI-gestützte Funktionen wie Schnittvorschläge, Website-Einordnung, Hilfe, Textgenerierung und Rechercheunterstützung dienen der Produktfunktion. Rechercheergebnisse können Priorisierungen, Eignungswerte und abgeleitete Angaben enthalten. Sie können Bewertungen beruflicher Merkmale oder Interessen darstellen und damit Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO sein, auch wenn keine Entscheidung nach Art. 22 DSGVO vorliegt. Der Kunde entscheidet über die Verwendung.

20. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Die Übertragung zwischen Browser und unseren Diensten erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS; Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.